Eindeutig, lesbar und einheitlich
Leitfaden für Rechnungsnummern
Eine Rechnungsnummer soll Ihnen und dem Empfänger ermöglichen, genau ein Dokument zu benennen. Eine einfache Folge ist meist leichter zu pflegen als ein Code, der jedes Detail abbilden soll.
Nur eine freigegebene Vorlage und Oberflächensprache werden an den Editor übergeben. Es werden keine Rechnungsfelder übertragen.
Ein stabiles Muster wählen
Beispiele sind 2026-001, INV-2026-001 oder eine fortlaufende Reihe wie INV-1042. Wählen Sie ein Muster, dokumentieren Sie dessen Fortschreibung und verwenden Sie eine Nummer nicht für eine andere Rechnung erneut.
Kennungen ausreichend privat halten
Ein Kundencode kann intern helfen. Vermeiden Sie jedoch Namen, Steuerkennungen, Gesundheitsangaben oder vertrauliche Projekttitel in einer Nummer, die in E-Mail-Betreffzeilen und Zahlungssystemen erscheinen kann.
Korrekturen und Ersatzdokumente
Bewahren Sie einen Nachweis über versandte Dokumente auf. Bei Korrekturen folgen Sie Vertrag und geltenden Regeln, statt dasselbe PDF stillschweigend ohne Dokumentation wiederzuverwenden.
Was der Editor bereitstellt
Ein neuer lokaler Entwurf erhält eine lesbare Startnummer, die Sie ersetzen können. Der Editor führt keine kontoweite Nummernfolge, erkennt keine Duplikate gelöschter Entwürfe und ist kein Buchhaltungsregister.